מי זה מי? יצירת רשימת כוח אדם בחברה באמצעות Microsoft Access

בכל חברה, גדולה ככל שתהיה, תמיד יש לפחות שבעה קליירס, חמישה בנס, אלן אחד או יותר במחלקת הנהלת חשבונות וכריסטין בקבלה. זה קורה ללא יוצא מן הכלל, אם כי לפעמים עם כמה וריאציות עדינות (למשל, את קבלת הפנים מנהלים מדי פעם כריס, קריס, כריסי או קריסטינה).

ישנם יישומים רבים שניתן להשתמש בהם כדי לעקוב אחר מידע כוח אדם בחברה, כגון שמות של כל מי שאתה מתקשה לזכור כשהם שואלים אותך על הילדים שלך במזנון ושימושים אחרים קצת יותר קשורים לעסקים. Microsoft Access היא אפליקציה כזו שהיתרונות העיקריים שלה על פני תוכניות כמו Excel היא בכך שהיא יכולה להציג נתונים בצורה מושכת מבחינה ויזואלית וקל לעבודה. המבנה והיתרונות של Access מהירים לשלוט-תוך לא יותר מחצי שעה תלמד כיצד להגדיר רשימת אנשי חברה לדוגמא בתוך התוכנית.

בדרך כלל זה נוח לקבל מושג ברור כיצד אתה רוצה שהמאמר המוגמר ייראה לפני שתתחיל, כולל מה תרצה להציג, כמה רשומות תצטרך לבצע וכו ‘אנשים רבים אוהבים למפות או כבר הכן את הנתונים שלהם ב- Excel מה שהופך את העבודה לקצת יותר קלה, אך אתה מוזמן להמציא אותם תוך כדי הדרכה שלב אחר שלב וזו דרך טובה למצוא את הרגליים..

א ב ג

הבה נבחן כיצד ליצור מסד נתונים של עובדים – אנו נניח שאתה משתמש באקסס 2007. ישנן שתי דרכים לעשות זאת, אחת מהן היא שימוש בתבנית המסופקת עם היישום והשנייה היא יצירת מסד נתונים מאפס.

שימוש בתבנית Microsoft Access

למרות שיש לו אפשרויות מוגבלות בכל הנוגע לעיצוב מסד הנתונים שלך, אשף מסד הנתונים של הגישה הוא הדרך המהירה ביותר להקים מסמך פשוט והיא מספיקה ברוב הדרישות..

1. כדי לפתוח את אשף היצירה בתוך Access, בחר חָדָשׁ סמל בסרגל הכלים.
2. ה קובץ חדש חלונית המשימות תיפתח כעת. תחת הכרטיסייה תבניות, בחר על המחשב שלי.
3. נכנסים ל מאגרי מידע בכרטיסייה, תוכל לבחור את סוג מסד הנתונים שברצונך ליצור.
4. ציין שם ומיקום עבור מסד הנתונים החדש בהנחיה הבאה לפני לחיצה לִיצוֹר.
5. לאחר מכן יינתן לך האשף הוראות שלב אחר שלב אשר יובילו למסד נתונים מלא.

יצירת מסד נתונים מאפס

אם אתה מעדיף שליטה רבה יותר במהלך תהליך היצירה, הכנת מסמך חדש ללא עזרת האשף היא הדרך הטובה ביותר. זה לא מרתיע כמו שזה נשמע, ולא לוקח הרבה זמן (תלוי בכמות המידע שתרצו לארגן, כמובן.)

1. עם פתיחת Access תקבל תיבה מוקפצת עם מגוון אפשרויות. בחר מאגר גישה ריק ולאשר.
2. שמור את מסד הנתונים החדש שלך, והענק לו שם ומיקום רצויים. כאשר אתה לוחץ לִיצוֹר, תראה את חלון מסד הנתונים שלך בתוך Access.
3. הגיע הזמן ליצור טבלה שבה תוכל להציג את המידע שלך. לשם הפשטות, עדיף לבחור צור טבלה בתצוגת עיצוב.
4. יהיה עליך להזין את השדות הדרושים לנתונים שלך-במקרה זה תרצה לערוך רשימה של שדות רלוונטיים לאנשים בחברה (שם, מחלקה, כתובת דואר אלקטרוני וכו ‘) שיכולים להזין ברצף תחת שמות שדות טור.
5. לאחר מכן, לחץ על או לחץ על הכרטיסייה סוג מידע טור. טֶקסט היא אפשרות ברירת המחדל בעמודה זו, אך אם יש לך גישה לתמונות של עובדים תוכל ליצור שדה “תמונה” וצריך לבחור את תמונה אפשרות כאן.
6. לאחר שבחרת את סוג הנתונים שלך, בחר בשדה הבא פנימה תיאור טור. הקלד כאן תיאור עבור השדה, כגון ‘שם העובד’ או ‘תמונה’ אם ברצונך להזין תמונה כאמור בשלב הקודם..
7. לחיצה נוספת על מקש הכרטיסייה תחזיר אותך אל שם שדה טור. הזן שדות נוספים בדיוק באותו אופן כפי שמתואר בשלבים 4 עד 6.
8. בשלב הבא נוכל לבחור את מה שמכונה א מפתח ראשי לשולחן. בדרך כלל השדה הראשון בטבלה, הוא משמש יחד עם פונקציית החיפוש בתוך Access. במקרה זה סביר שכן ‘שם העובד’ – לחץ על טקסט זה ב- שם שדה טור. בסרגל הכלים תראה סמל מפתח צהוב – בלחיצה על זה תגדיר את ‘שם העובד’ כמפתח הראשי שלך.
9. סגור את Access ושמור את הטבלה כאשר תתבקש. בפתיחה מחדש תחזור למסך הגישה הראשי. לחץ פעמיים על הטבלה שלך (שאמורה להיות גלויה בחלון זה) והתחל להזין נתוני כוח אדם, תוך כדי עבודה לאורך כל שורה.

מזל טוב, הרגע יצרת מסד נתונים של Access! אוקיי, זה פשוט, אבל אתה אמור להיות מסוגל לראות את התועלת שלו גם מהדוגמה הבסיסית הזו. בנוסף, תוכל תמיד להוסיף עוד נתונים וליצור שדות חדשים בתצוגת העיצוב.

אם אתה עובד עם נתונים רגישים כגון פרטי בנק ומידע על שכר (Access הוא כלי מצוין למחלקת משאבי אנוש) תוכל להגן על סיסמה על שדות מסוימים תוך השארת מידע כללי יותר פתוח לאחרים – ניתן לנהל זאת באמצעות אשף האבטחה ברמת המשתמש נמצא ב בִּטָחוֹן אפשרויות ב כלים.