Qui est qui? Création d’une liste de personnel d’entreprise avec Microsoft Access

Dans chaque entreprise, quelle que soit sa taille, il y a toujours au moins sept Claire, cinq Ben, un ou plusieurs Allan à la comptabilité et une Christine à l’accueil. Cela va sans exception, bien que parfois avec quelques variations subtiles (par exemple, la réception est parfois dirigée par un Chris, Kriss, Chrissy ou Kristina.)

Il existe de nombreuses applications qui peuvent être utilisées pour garder une trace des informations personnelles au sein d’une entreprise, telles que les noms de toutes les personnes dont vous avez du mal à vous souvenir lorsqu’elles vous posent des questions sur vos enfants à la cantine et d’autres utilisations un peu plus liées aux affaires. Microsoft Access est l’une de ces applications dont les principaux avantages par rapport à des programmes comme Excel sont qu’elle peut présenter les données de manière visuellement attrayante et qu’elle est facile à utiliser. La structure et les avantages d’Access sont rapides à maîtriser – en moins d’une demi-heure, vous apprendrez à créer un exemple de liste du personnel de l’entreprise au sein du programme..

Il est généralement utile d’avoir une idée claire de l’aspect que vous voulez donner à l’article fini avant de commencer, y compris ce que vous souhaitez afficher, le nombre d’enregistrements que vous devrez créer, etc. avoir leurs données prêtes dans Excel, ce qui rend les choses un peu plus faciles à travailler, mais vous pouvez les rattraper au fur et à mesure au cours de ce didacticiel étape par étape qui est un bon moyen de trouver vos pieds.

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Voyons comment créer une base de données du personnel – nous allons supposer que vous utilisez Access 2007. Il y a deux façons de procéder, l’une consiste à utiliser un modèle fourni avec l’application et l’autre est de créer un base de données à partir de zéro.

Utilisation d’un modèle Microsoft Access

Bien qu’il dispose d’options limitées pour la conception de votre base de données, l’assistant de base de données Access est le moyen le plus rapide de configurer un document simple et est plus que suffisant pour la plupart des besoins..

Pour ouvrir l’assistant de création dans Access, sélectionnez le Nouveau icône dans la barre d’outils.
Les Nouveau fichier Le volet Office va maintenant s’ouvrir. Sous le Onglet Modèles, sélectionner Sur mon ordinateur.
Entrer dans le Bases de données onglet, vous pourrez sélectionner le type de base de données que vous souhaitez créer.
Spécifiez un nom et un emplacement pour la nouvelle base de données dans l’invite suivante avant de cliquer Créer.
L’assistant vous donnera ensuite des instructions étape par étape qui mèneront à une base de données complète.

Créer une base de données à partir de zéro

Si vous préférez avoir un plus grand degré de contrôle pendant le processus de création, créer un nouveau document sans l’aide de l’assistant est la voie à suivre. Ce n’est pas aussi intimidant qu’il y paraît, et ne prend pas longtemps (en fonction de la quantité d’informations que vous souhaitez organiser, bien sûr.)

À l’ouverture d’Access, une boîte de dialogue contextuelle s’affichera avec une variété de choix. Sélectionner Base de données d’accès vide et confirmer.
Enregistrez votre nouvelle base de données en lui donnant le nom et l’emplacement souhaités. Lorsque vous cliquez Créer, vous verrez votre fenêtre de base de données dans le Access.
Il est temps de créer un tableau dans lequel afficher vos informations. Par souci de simplicité, il est préférable de choisir Créer une table en mode conception.
Vous devrez saisir les champs dont vous avez besoin pour vos données – dans ce cas, vous devrez faire une liste de champs pertinents pour les personnes de l’entreprise (nom, service, adresse e-mail, etc.) qui peuvent être saisis séquentiellement sous le noms de champs colonne.
Ensuite, cliquez sur ou tabulez jusqu’au Type de données colonne. Texte est l’option par défaut dans cette colonne, mais si vous avez accès aux photos des employés, vous pouvez créer un champ « photo » et devez sélectionner le Image option ici.
Une fois que vous avez sélectionné votre type de données, sélectionnez le champ suivant dans La description colonne. Tapez ici une description pour le champ, telle que « Nom de l’employé » ou « Photo » si vous souhaitez saisir une image comme mentionné à l’étape précédente.
Appuyez à nouveau sur la touche de tabulation pour revenir à la Nom de domaine colonne. Saisissez des champs supplémentaires exactement de la même manière que celle décrite aux étapes quatre à six..
Ensuite, nous pouvons choisir ce qu’on appelle un Clé primaire pour le tableau. Généralement le premier champ de la table, il est utilisé en conjonction avec la fonction de recherche dans Access. Dans ce cas, il est probable que ‘Nom de l’employé’ – cliquez sur ce texte dans le Nom de domaine colonne. Sur la barre d’outils, vous verrez une icône de clé jaune – en cliquant dessus, vous désignerez « Nom de l’employé » comme votre clé primaire.
Fermez Access et enregistrez la table lorsque vous y êtes invité. À la réouverture, vous reviendrez à l’écran principal d’accès. Double-cliquez sur votre tableau (qui devrait être visible dans cette fenêtre) et commencez à saisir les données du personnel, en parcourant chaque ligne.

Félicitations, vous venez de créer une base de données Access ! D’accord, c’est simple, mais vous devriez pouvoir voir son utilité même à partir de cet exemple de base. De plus, vous pouvez toujours ajouter plus de données et créer de nouveaux champs en mode conception.

Si vous travaillez avec des données sensibles telles que des coordonnées bancaires et des informations sur les salaires (l’accès est un excellent outil pour le service RH), vous pouvez protéger certains champs par mot de passe tout en laissant des informations plus générales ouvertes aux autres – cela peut être géré à l’aide du Assistant de sécurité au niveau utilisateur trouvé dans le Sécurité options dans Outils.