Kdy skartovat dokumenty?

Jaké dokumenty skartovat

Musíte uchovávat navíc účetní závěrky, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, výroční zprávy a účtový rozvrh. Zaměstnavatelé – pokud máte zaměstnance, musíte uchovávat navíc stejnopisy evidenčních listů, účetní záznamy a mzdové listy.
Archiv

Jak dlouho se musí archivovat dodací listy

Tím prvním je zákonná lhůta 5 let. Po tuto dobu je ze zákona nutné archivovat: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní záznamy pro doložení formy vedení účetnictví. Pak zde máme období 10 let. Po tuto dobu se archivuje účetní závěrka, výroční zpráva a daňové doklady.
Archiv

Kdy skartovat účetní doklady

Pokud jste právnická osoba nebo živnostník, který vede účetnictví, veškeré účetní doklady archivujte alespoň pět let a účetní závěrku a výroční zprávu alespoň deset let. Jestliže jste plátci DPH, doba archivace daňových dokladů je minimálně deset let.”
Archiv

Jak stanovit skartační lhůtu

Skartační lhůta začíná běžet 1. lednem následujícího roku po vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Například značka S3 znamená dát do skartu (stoupy) za tři roky, A5 znamená předat do archivu k trvalému uložení za pět let a značka V3 znamená po třech letech rozhodnout, zda dát do skartu nebo do archivu.

Jak probíhá skartace

Skartace probíhá v hlídaném areálu, zde je provedena nejprve vykládka dokumentů a následně samotná skartace v bezpečně uzamčené místnosti. Skartovaný materiál je následně promíchán a slisován. Takto upravený papír je předán jako druhotná surovina k dalšímu zpracování.

Jak postupovat při skartaci

Postup skartace Vyznačení skartačních znaků a lhůt. Archivace dokumentů do uplynutí skartační lhůty. Po uplynutí se vytvoří skartační návrh se seznamem vyřazených dokumentů a postoupí se archivu. Archiv návrh zreviduje. Revidovaný návrh se zrealizuje.

Co je to skartační lhůta

Skartační lhůta je období, po kterou musí být uchován dokument ve spisovně u původce, než vstoupí do skartačního řízení.

Jaký je rozdíl mezi dodacím listem a fakturou

Dodací list slouží k evidenci množství a druhu dodávaného zboží, případně jako doklad o předání a převzetí zboží a měl by zboží doprovázet při jeho dodání. Jinak řečeno, je zasílán spolu s fakturou. Faktura naopak slouží k vyúčtování dodaného plnění.

Jak dlouho se musí archivovat faktury

Podnikatelé, kteří jsou neplátci DPH a nevedou účetnictví, mají povinnost archivace daňových dokladů minimálně 3 roky. Faktury za rok 2021 tak uchováváte do roku 2024. Ostatní podnikatelé mají archivaci trochu náročnější. Pokud jste OSVČ, která vede účetnictví (nebo s. r. o.), doklady archivujete minimálně 10 let.

Jak probíhá skartační řízení

Do skartačního řízení se zařazují všechny uzavřené spisy a vyřízené dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a úřední razítka vyřazená z evidence. Komunikace s příslušným archivem (předložení skartačního návrhu, zpětné vyjádření archivu, předání archiválií…) probíhá ve formě "papíru".

Co určují skartační znaky

Skartační znak slouží k rozlišení, co se s daným dokumentem, který je jím označen, stane po uplynutí skartační lhůty při skartačním řízení.

Co je to skartace

Skartace je činnost, při které se likvidují dokumenty k tomu určené.

Jak účtovat platby bez dokladů

Pokud firma sro nedodá nějaký doklad je nutné to zaúčtovat jako dluh vůči dané osobě (např. jednatel apod.) a ta to musí uhradit. Pokud by se stalo že daný dluh by firmě nebyl uhrazen, je nutné jej úročit.

Kdo vystavuje dodací list

Dodací list se především používá u firem, které podnikají v oblasti prodeje a výroby. Slouží k předání objednaného zboží a rovněž jako doklad o předání a převzetí zboží. Vystavuje jej dodavatel zejména pro kontrolu a potvrzení o převzatém zboží nebo výrobku. Fyzicky musí jít s předáním dodávky.

Jaké dokumenty schovávat

Co má smysl archivovat Bez debat schovávejte osobní dokumenty, jako jsou rodné listy, očkovací průkazy či lékařské zprávy, vysvědčení, diplomy a certifikáty ohledně vzdělání. Nezapomeňte na oddělení pracovní smlouvy. Minimálně nějakou dobu se hodí schovávat účty za elektřinu, plyn a telefon.

Jak zaúčtovat platbu bez faktury

Pokud firma sro nedodá nějaký doklad je nutné to zaúčtovat jako dluh vůči dané osobě (např. jednatel apod.) a ta to musí uhradit. Pokud by se stalo že daný dluh by firmě nebyl uhrazen, je nutné jej úročit.

Jak zaúčtovat neznámou platbu

Pokud je na bankovním výpise neznámá platba, doporučujeme danou platbu zaúčtovat na účet 395 a daný bankovní výpis zaúčtovat. Pokud budete vytvářet saldokontní případy pro neznáme platby, je velice pravděpodobné, že je mezi ostatními přehlédnete a neznámou platbu nevyřešíte.

Kdy se používá dodací list

Dodací list se především používá u firem, které podnikají v oblasti prodeje a výroby. Slouží k předání objednaného zboží a rovněž jako doklad o předání a převzetí zboží. Vystavuje jej dodavatel zejména pro kontrolu a potvrzení o převzatém zboží nebo výrobku. Fyzicky musí jít s předáním dodávky.

Jak si uspořádat dokumenty

Papíry rozdělte do tří hlavních kategorií – osobní, finanční dokumenty a doklady k nákupům. Na každou kategorii použijte velký šanon a popište ho, abyste později věděli, co se v něm nachází. Uvnitř šanonu pak dokumenty čleňte na podkategorie, které zařadíte do desek, euroobalů nebo obálek.

Kdy musí být na faktuře IČO

Co musí obsahovat faktura u každého podnikatele:

název firmy; adresu, resp. sídlo firmy, IČO. Platí pro obě strany – dodavatele i odběratele. Vy, jako dodavatel, jste kromě těchto údajů povinen uvést i označení registru, ve kterém jste jako podnikatel zapsaný (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.)

Co se účtuje na účtu 548

Účtuje se zde pojistné majetkového pojištění,pojištění ze zákona o odpovědnosti za škody,příspěvky různým právnickým komorám,různým sdružení.

Jaký je rozdíl mezi fakturou a dodacím listem

Dodací list slouží k evidenci množství a druhu dodávaného zboží, případně jako doklad o předání a převzetí zboží a měl by zboží doprovázet při jeho dodání. Jinak řečeno, je zasílán spolu s fakturou. Faktura naopak slouží k vyúčtování dodaného plnění.

Kdy fakturovat

Plátce DPH má povinnost vystavit fakturu do 15 dnů od uskutečnění plnění – Zákon o DPH č. 235/2004 Sb., § 28, odst. 5 přímo říká, že: Daňový doklad musí být vystaven do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň, nebo přiznat plnění.

Jak si udělat pořádek v papírech

Poté zvažte, jaký organizér vám nejlépe pomůže se v papírech vyznat. Ideální jsou pořadače různých velikostí, úložné krabice na dokumenty nebo závěsné složky. Pomoci vám mohou také prospektové obaly, kancelářské sponky nebo sešívačka. Po uložení dokumentů nezapomeňte vše popsat za pomoci samolepicích štítků.

Jak třídit dokumenty

Ať si vyberete jednu, nebo druhou metodu, třídění dokumentů vám usnadní ještě několik oblíbených pomocníků:Rozdružovače – slouží k třídění dokumentů uvnitř šanonůNáhradní štítky na pořadače – na štítek doporučujeme poznamenat i rok, kdy můžete dokumenty bezpečně skartovat, výrazně si usnadníte budoucí vyřazování